1/ Définir et prévoir le mode d’organisation de l’association,
2/ Rédiger les statuts,
3/ Organiser une assemblée générale constitutive,
4/ Rédiger un compte rendu de cette assemblée,
5/ Déposer les statuts à la préfecture,
6/ Ouvrir un registre spécial (dans lequel figure les changements concernant les statuts et les administrateurs,
7/ Attendre la parution au Journal Officiel (généralement dans le mois suivant le dépôt).

C’est obligatoire pour pouvoir déclarer l’association et la publier au Journal Officiel (donne une capacité juridique à l’association).

Il faut réaliser au moins autant d’exemplaires qu’il y a de fondateurs signataires et inscrire sur chacun le nombre d’exemplaires originaux, la date, le lieu et signer la dernière page sans oublier d’apposer ses initiales sur les précédentes.

• Quel est l’objet de l’association ? (ses objectifs, ses buts)
• Pour quelle durée l’association est elle créée ?
• Y a-t-il des critères d’admission des membres ? d’exclusion ?
• Quel nom donner à l’association ?
• Comment l’association va-t-elle fonctionner ? (Assemblée générale)
• Où sera le siège social ?
• Quel sera le montant de la cotisation ?

2 cas distincts :
• Les conditions de modification sont prévues dans les statuts de l’association,
• Les décisions de modification doivent être prises en assemblée générale le cas échéant.
La déclaration de changement de statut doit être effectuée auprès de la préfecture.

PAR QUI ? La déclaration doit être faite par les personnes chargées de l’administration ou de la direction de l’association.

QUOI ? Doivent être déclarés :
• Les modifications apportées aux statuts,
• Les nouveaux établissements fondés,
• Les changements d’adresse du siège social.

COMMENT ? La déclaration doit être faite par écrit et signée par le président et le secrétaire, avec en annexe :
• 2 exemplaires des nouveaux statuts,
• 1 extrait du Procès Verbal.

QUAND ? Dans un délais de 3 mois.

Le règlement intérieur n’est pas obligatoire, il sert à compléter les statuts et porte sur les modalités de fonctionnement interne.

Le contenu est libre mais porte généralement sur :

• Les différentes catégories de membres et leurs conditions d’adhésion,
• Le fonctionnement des assemblées générales et des organes de direction,
• Les conditions d’exercice de l’activité de l’association,
• La procédure disciplinaire et les sanctions possibles.

Il ne fait pas l’objet d’un formalisme particulier (pas de déclaration ou de publication).

Habituellement, elle traite des points suivants :
• L’approbation (ou la désapprobation) de la gestion de l’année écoulée,
• Le vote d’un rapport d’orientation pour l’association,
• Le vote du budget de l’année,
• L’élection des membres du conseil d’administration,
• Le montant des cotisations.

Généralement une fois par an, mais une assemblée générale extraordinaire peut être décidée par le conseil d’administration ou si un certain nombre d’adhérents en font la demande.

Ses compétences sont souvent :
• La programmation et le suivi des activités,
• La préparation de l’assemblée générale, du budget annuel,
• L’embauche et le licenciement des salariés,
• Donner un avis sur les admissions et exclusions des membres.

Une demande de subvention est généralement liée à un projet (activité précise ou projet associatif).

Nous vous conseillons, avant d’entamer votre demande de subvention, de rassembler les membres du CA et de vous poser les questions suivantes :

• L'association continue t-elle son activité ?
• L'association répond-elle à un besoin exprimé par la population locale ?
• Si l'association poursuit ses objectifs, avec quels moyens humains (deux personnes suffisent-elles ?), financiers et matériels ?

Après avoir répondu à ces questions, vous pourrez justifier de la continuité de l’association et ainsi procéder à vos demandes de subvention.

Lors de votre dernière Assemblée Générale, deux membres dirigeants ont démissionné et ont quitté la réunion (de même que des animateurs.)

Si statuts de votre association spécifient qu’un quorum doit être atteint, celui-ci doit être respecté durant toute la réunion :

• En cas de départ de certains membres, le Président doit vérifier que le quorum reste atteint.
• Sinon, toute assemblée sans que le quorum ne soit atteint est annulable.

La démission doit traduire nettement la volonté du membre de renoncer à cette qualité. Aussi, afin de lever toute ambiguïté, nous vous conseillons de demander aux membres démissionnaires d’envoyer une lettre de démission.

Le nouveau trésorier peut prendre ses fonctions dès qu’il a été élu.

Suite à vos interrogations, voici nos réponses :

Préalablement, nous vous informons que cette démarche est nouvelle pour les associations.

Aussi, il est possible que l’administration n’ait pas encore mis en place ce processus ; et n’ait, donc, pas accepté de coter et parapher les documents déposés.

Il s’agit, en fait, du même processus que celui existant pour les entreprises.

Ces nouvelles démarches entrent dans le cadre :

- des obligations liées à la professionnalisation des associations,
- aux nouvelles obligations comptables des associations.

Donc, les documents doivent être cotés et paraphés pour être légitimés par le Maire.
Cependant, si ce dernier refuse de signer les documents présentés, il est possible de s’adresser à la Chambre de Commerce et d’Industrie. Celle-ci, aussi, est en mesure de coter et parapher les documents.

Après renseignements pris auprès de l’association, la ligne Internet sera ouverte au domicile de la Présidente qui s’avère être la domiciliation de l’association. La ligne téléphonique est à son nom propre.
Vous pouvez recontacter les fournisseurs d’accès en donnant copie des statuts de votre association (qui précise le lieu de domiciliation de l’association), un courrier de votre Présidente et du bureau autorisant l’ouverture d’une connexion Internet à son numéro, et un courrier personnel de sa part en tant que titulaire de la ligne téléphonique d’autoriser cette ouverture sur son numéro.

Comptablement 2 solutions possibles suivant la situation :

* la ligne Internet est au nom de l'association donc facturation directe.
* la ligne Internet est au nom de la Présidente : obligation par cette dernière de faire une facture à l'association du coût de l'abonnement ou d'un prorata d'heures passées sur le net au nom de l’association !

En principe, vous n'avez aucune obligation comptable.
Toutefois, vous devez des comptes annuels conformes au plan comptable associatif si :
- vous bénéficiez d'une subvention publique, quel que soit son montant,
- vous etes une association agrée ; dans ce cas, vous devez fournir à l'autorité compétente, votre rapport financier comprenant un tableau retracant vos ressources et vos charges.

Elles ont 3 documents à créer :
• Le livre journal,
• Le grand livre,
• Le livre inventaire.

C’est un document sur lequel figure chronologiquement, chaque recette et chaque dépense, en faisant figurer :
• Sa date,
• Son libellé,
• Son montant,
• La référence du justificatif.

Il regroupe et tri les informations du livre journal par opérations de même nature, dans chacun des comptes du plan comptable des associations et fondations.

Il regroupe les comptes annuels (compte de résultat, bilan, annexes et les données d’inventaire).

Depuis 2000, la tenue des comptes d’une association selon le Plan Comptable Associatif est Obligatoire. Cette démarche a la particularité, d’imposer :
• La valorisation financière du bénévolat,
• La valorisation des dons et mises à dispositions en nature.

Cet agrément est accordé par le ministère de la jeunesse des sports et de la vie associative. Pour qu'il soit accordé, l'association doit répondre à différents critères:
- Etre affiliée à une fédération sportive agréée (sauf si son objet est d'œuvrer dans le domaine sportif, sans pratique sportive),
- Respecter la réglementation relative à l'encadrement, l'hygiène et la sécurité,
- Avoir des statuts dont le fondement et le fonctionnement démocratique, comporte des dispositions particulières.